Qué cambia realmente con VERIFACTU (Real Decreto 1007/2023) y cómo adaptarte: control técnico del software, trazabilidad, fechas y numeración, envío opcional a la AEAT, sanciones y un checklist claro para implantarlo sin complicaciones.
En resumen: el cumplimiento deja de depender del usuario. El software impide editar o borrar facturas y registra todas las acciones. Si hay error, se emite una factura rectificativa.
¿Qué es VERIFACTU?
VERIFACTU es el nuevo sistema que regula cómo deben emitir facturas los empresarios y profesionales. Establece requisitos técnicos para garantizar la integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de las facturas emitidas.
Está regulado por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla el artículo 29.2.j) y el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (LGT), relativos a la obligación de usar programas de facturación seguros y las sanciones por incumplimiento.
La diferencia clave frente al reglamento tradicional de facturación (RD 1619/2012) es que el cumplimiento ya no depende del usuario, sino del propio software. En otras palabras: el sistema bloquea por diseño la posibilidad de alterar una factura una vez emitida.
¿A quién afecta VERIFACTU?
- A todos los autónomos y sociedades que emiten facturas.
- Aplica a todos los sectores: comercio, industria, servicios, hostelería, etc.
- Algunos regímenes especiales (módulos, agricultura, ganadería) tendrán adaptaciones, pero los principios técnicos son los mismos.
- Es obligatorio utilizar software de facturación certificado conforme al RD 1007/2023. Quedan excluidas hojas Excel, plantillas o programas propios sin certificación.
Lo que realmente cambia con VERIFACTU
1. Control técnico automático del cumplimiento
Antes el cumplimiento dependía de la persona que emitía la factura. Ahora, el propio programa garantiza la validez legal: no permite editar, eliminar o sobrescribir una factura emitida.
Si hay un error, se debe emitir una factura rectificativa, nunca modificar la original.
2. Trazabilidad digital ininterrumpida
Cada factura se vincula con la anterior mediante un código único (hash), formando una cadena inalterable que impide huecos o manipulaciones. Esto permite reconstruir todo el historial de facturación en caso de revisión o inspección.
3. Registro de acciones y eventos
El sistema guarda quién, cuándo y cómo se ha emitido, modificado o intentado borrar una factura. Estos registros forman parte de la trazabilidad obligatoria que puede ser solicitada por la AEAT.
4. Software certificado y homologado
Solo podrán usarse programas certificados que cumplan los requisitos técnicos de Verifactu. Estos programas deben incluir medidas antifraude, trazabilidad digital y firma electrónica o código hash que garantice la autenticidad de cada factura.
5. Opción de envío automático a la AEAT (modo Veri*Factu)
Los contribuyentes podrán optar por enviar las facturas directamente a la AEAT en tiempo real. Si se hace, la factura se considera verificada por Hacienda sin necesidad de posteriores comprobaciones. Este envío es opcional, pero recomendable por transparencia y seguridad.
6. Fechas y numeración bajo control técnico
- Solo se puede emitir una factura con la fecha real del día.
- No se podrán emitir facturas con fecha anterior ni posterior.
- La numeración deberá ser correlativa y sin huecos.
- Las series deben definirse y mantenerse coherentes (por centro, actividad o tipo de factura).
7. Conservación y accesibilidad
Las facturas deberán conservarse en su formato original (con todos los metadatos asociados) durante al menos cuatro años. Deben estar disponibles para consulta o descarga inmediata en caso de requerimiento por parte de la Administración.
Implicaciones prácticas
- Revisión previa: antes de emitir una factura, revisa los datos. Una vez emitida, no se puede modificar.
- Errores: se corrigen con factura rectificativa, no editando la original.
- Control diario: las facturas deben emitirse en la fecha en que se realizan las operaciones.
- Conservación: archiva tanto el PDF como los metadatos (identificador, hash, registro de eventos).
- Auditoría: la AEAT podrá acceder al historial de operaciones en caso de inspección.
Comparativa: antes y después de VERIFACTU
| Aspecto | Antes | Con VERIFACTU |
|---|---|---|
| Edición o borrado | El usuario podía editar o eliminar facturas | Imposible: el software lo bloquea |
| Trazabilidad | Limitada o manual | Automática y encadenada |
| Fechas | Libre elección | Solo fecha real del día |
| Numeración | Posibles saltos o reinicios | Correlativa y continua |
| Software | No regulado | Certificado y auditable |
Sanciones por incumplimiento
- El artículo 201 bis de la LGT impone sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio por usar software no conforme o que permita manipular datos.
- También se sanciona el intento de manipulación o destrucción de registros electrónicos.
- Adicionalmente, puede implicar pérdida de deducibilidad del IVA y mayor riesgo de comprobaciones tributarias.
Checklist para adaptarte a VERIFACTU
- Confirma que tu software de facturación cumple los requisitos técnicos del RD 1007/2023.
- Define series correlativas y evita huecos en la numeración.
- Implanta un procedimiento de revisión antes de emitir y otro para rectificativas.
- Forma al personal para que comprenda que las facturas no se pueden editar ni eliminar.
- Establece un sistema de copia de seguridad y conservación de metadatos durante 4 años.
- Valora la opción de modo Veri*Factu para envío directo a la AEAT.
Errores comunes que debes evitar
- Seguir usando hojas Excel o plantillas no certificadas.
- Modificar un PDF en lugar de emitir una rectificativa.
- Emitir facturas con fechas retroactivas o futuras.
- No conservar los registros de auditoría (metadatos, hash, logs).
- Reiniciar numeraciones sin justificación o sin serie nueva.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar o borrar una factura ya emitida?
No. Una vez emitida, la factura no puede modificarse. Si hay un error, se debe emitir una factura rectificativa que referencia a la original.
¿Tengo que enviar todas mis facturas a la AEAT?
No es obligatorio. El modo Veri*Factu es opcional, pero si se usa, la AEAT considera esas facturas verificadas automáticamente.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas y registros?
Durante cuatro años, coincidiendo con el plazo de prescripción del IVA.
¿Qué sanciones existen?
Hasta 50.000 € por ejercicio si se utiliza software no conforme o manipulable, según el artículo 201 bis de la LGT.
¿Cuándo será obligatorio?
La entrada en vigor técnica está pendiente de desarrollo reglamentario final, pero se prevé su aplicación práctica a lo largo de 2025. Es recomendable prepararse desde ya.
Conclusión
VERIFACTU representa un cambio de cultura en la gestión empresarial: de la confianza en el usuario a la seguridad garantizada por el sistema. La clave es adelantarse y adaptar la facturación antes de que sea obligatoria.
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